Với hình ảnh mã số mã vạch trên mỗi bao bì sản phẩm chắc không còn quá xa lạ. Nhưng để có thể in chúng lên bao bì sản phẩm như vậy thì đòi hỏi doanh nghiệp phải đăng ký mã số mã vạch sản phẩm với cơ quan chức năng. Vậy cách đăng ký mã vạch cho sản phẩm như thế nào? đăng ký barcode sản phẩm ở đâu? thủ tục gồm những gì? Chi phí ra sao? Hãy cùng iCheck tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết sau đây.
Tại sao phải đăng ký mã vạch cho sản phẩm?
Việc đăng ký mã vạch cho doanh nghiệp với cơ quan có thẩm quyền không chỉ đơn thuần để được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV. Bên cạnh đó, khi sản phẩm, hàng hóa có mã số mã vạch sẽ giúp việc quản lý dễ dàng tiện lợi hơn. Đồng thời, dựa vào mã số mã vạch giúp cho sản phẩm có thể được phép xuất nhập khẩu, hay phân phối vào hệ thống cửa hàng, đại lý, siêu thị….
Ngoài ra, với việc đăng ký mã số mã vạch sản phẩm còn giúp:
– Phân biệt các sản phẩm của doanh nghiệp trong kho hàng hay với các sản phẩm của công ty khác.
– Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hàng hóa nhanh chóng như tính tiền, xuất hóa đơn,..
– Tiết kiệm thời gian trong khâu kiểm kê hàng hóa, tính toán.
– Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối về số liệu sản phẩm thông qua mã số mã vạch.
– Phục vụ cho hoạt động trao đổi dữ liệu điện tử hiện đại.
– Đăng ký mã số mã vạch sản phẩm còn phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu ra thị trường trong và ngoài nước.
– Người tiêu dùng dựa vào mã số mã vạch có thể truy xuất được thông tin, nguồn gốc sản phẩm.
Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì việc đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm không bắt buộc. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng mã số mã vạch cho sản phẩm của mình hoặc không. Nhưng nếu muốn hưởng được những lợi ích trên thì doanh nghiệp nên đăng ký với cơ quan thẩm quyền. Trong trường hợp doanh nghiệp không đăng ký mã vạch với cơ quan thẩm quyền mà tự ý sử dụng sẽ bị xử lý theo Nghị định số 119/2017/NĐ-CP.
Vậy nên, việc đăng ký mã số mã vạch sản phẩm không chỉ đơn thuần giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý hàng hóa, mà còn chúng được công nhận trên toàn cầu.
Muốn có mã vạch sản phẩm phải làm thế nào?
Muốn có mã số, mã vạch trên sản phẩm, hàng hóa thì đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký barcode sản phẩm trực tiếp với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam). Bởi vì tại Việt Nam thì Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng chính là đơn vị quản lý, cấp mã số mã vạch cho doanh nghiệp đăng ký mã vạch đạt tiêu chuẩn theo quy định.
Ngoài ra, để mã số mã vạch hoạt động thì doanh nghiệp phải nộp phí đăng ký mã số mã vạch duy trì hàng năm để sử dụng chúng theo đúng quy định của Chính Phủ đưa ra tại Thông tư 88/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Hướng dẫn cách đăng ký mã số mã vạch hàng hóa
Vậy bạn đã biết đăng ký mã số mã vạch như thế nào chưa? Hiện nay, để giúp doanh nghiệp tiện lợi hơn trong việc đăng ký sử dụng mã số mã vạch thì cơ quan thẩm quyền cho phép đăng ký trực tuyến. Hoặc có thể đăng ký mã vạch trực tiếp tại cơ Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng. Ngoài ra, cũng có thể đến các cơ quan được GS1 Việt Nam chỉ định tiếp nhận hồ sơ hỗ trợ đăng ký.
Quy trình thực hiện đơn giản như sau:
Quy trình và các thủ tục đăng ký mã số mã vạch
Cách đăng ký mã số mã vạch không quá khó, mọi người có thể thực hiện theo các bước hướng dẫn sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã số mã vạch sản phẩm
Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ với mẫu đăng ký mã vạch theo quy định cụ thể tại Khoản 2 Điều 7 Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mã vạch
Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, tờ khai đăng ký mã số mã vạch sẽ gửi đến trực tiếp Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng theo đường bưu điện hoặc đến trực tiếp tại địa chỉ: số 8 – Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội để tiếp nhận, xem xét và xin giấy chứng nhận MSMV. Hoặc bạn có thể liên hệ sử dụng dịch vụ đăng ký mã số mã vạch của iCheck để được các chuyên gia tư vấn nhanh chóng.
Bước 3: Quy trình xử lý hồ sơ đăng ký mã số sản phẩm
Kể từ thời điểm nhận đầy đủ hồ sơ, cơ quan thẩm quyền sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ, cũng như chỉ định tiếp nhận chuyển hồ sơ đến Tổng cục TCĐLCL trong thời gian không quá 5 ngày làm việc.
Bước 4: Ra quyết định cấp/từ chối cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch
Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ và hồ sơ đăng ký mã số mã vạch hợp lệ thì phía GS1 Việt Nam sẽ có trách nhiệm cấp giấy chứng nhận sử dụng MSMV sản phẩm cho doanh nghiệp, đồng thời sẽ vào sổ đăng ký và lưu vào ngân hàng mã số quốc gia theo đúng quy định.
Nếu trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 5 ngày làm việc phía GS1 Việt Nam sẽ thông báo cho doanh nghiệp tiếp tục chỉnh sửa, bổ sung để hoàn thiện hồ sơ.
Sau khi đã được cấp giấy chứng nhận từ GS1 Việt Nam, doanh nghiệp có thể đến trực tiếp Tổng Cục để lấy giấy hoặc yêu cầu chuyển qua đường bưu điện.
Lưu ý: Sau khi đã được cấp giấy chứng nhận sử dụng mã số mã vạch, doanh nghiệp cần phải thường xuyên khai báo, cập nhật các thông tin sản phẩm sử dụng trực tiếp trên ứng dụng quản lý thông tin sử dụng mã vạch quốc gia (IDD). Trường hợp không cập nhật thì sẽ ảnh hưởng đến việc truy xuất thông tin khi quét mã.
Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch
Quy định về đăng ký mã vạch sản phẩm thì hồ sơ bao gồm:
– Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch theo mẫu quy định
– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thương mại) và bản sao quyết định thành lập công ty đối với tổ chức khác. Chú ý cầm theo bản chính để đối chiếu nếu bản sao chưa chứng thực.
– Bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN (mẫu có sẵn)
Lưu ý: Tổ chức tiếp nhận hồ sơ sẽ có trách nhiệm hướng dẫn tư vấn đăng ký mã vạch cho doanh nghiệp, cũng như tiếp nhận và xử lý hồ sơ theo đúng quy định.
Đăng ký mã vạch sản phẩm ở đâu?
Sau khi đã hoàn tất hồ sơ, thủ tục ĐKMV hàng hóa thì đăng ký mã vạch sản phẩm ở đâu? Đối với câu hỏi này thì hiện nay doanh nghiệp, tổ chức có thể đăng ký và nộp hồ sơ trực tuyến với Tổng Cục Đo Lường Chất Lượng, hoặc gửi hồ sơ trực tiếp qua địa chỉ 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.
Tuy nhiên, với trường hợp đăng ký trực tiếp với GS1 Việt Nam thường sẽ mất nhiều thời gian, nếu không có kinh nghiệm dễ bị bắt bẻ về hồ sơ thủ tục. Vậy nên, doanh nghiệp có thể tìm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký mã số mã vạch được GS1 Việt Nam cấp phép hoạt động để được hỗ trợ xử lý nhanh chóng.
Bởi vì hiện nay nhu cầu đăng ký mã vạch cho sản phẩm ngày càng nhiều. Có cung ắt sẽ có cầu, nên các đơn vị cung cấp dịch vụ này cũng tăng lên. Cũng giống như một sản phẩm, luôn tồn tại hàng fake và hàng auth. Với dịch vụ này cũng sẽ có đơn vị uy tín và ngược lại. Do đó, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ để có thể lựa chọn được đơn vị hỗ trợ đăng ký barcode sản phẩm uy tín và chuyên nghiệp giúp quá trình nhận giấy chứng nhận đăng ký mã vạch nhanh chóng nhất.
Chi phí đăng ký mã số mã vạch
Về lệ phí đăng ký mã vạch hiện nay đều được quy định rõ ràng tại Thông tư số 232/2016/TT-BTC. Cụ thể:
– Phí sử dụng mã số doanh nghiệp GS1: 1.000.000 đồng/mã
– Phí sử dụng mã vạch địa điểm toàn cầu GLN: 300.000 đồng/mã
– Phí sử dụng mã số thương phẩm EAN 8: 300.000 đồng/mã
Đối với mã số mã vạch nước ngoài sẽ phải chịu mức chi phí khi đăng ký mã vạch là:
– Hồ sơ ≤ 50 mã sản phẩm: 500.000 đồng/hồ sơ;
– Hồ sơ > 50 mã sản phẩm: 10.000 đồng/mã.
Thời hạn đăng ký mã vạch là bao lâu?
Theo quy định, thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV là 03 năm kể từ ngày cấp, sau khi kết thúc 03 năm này doanh nghiệp phải thực thủ tục gia hạn mã vạch. Gia hạn mã vạch hay còn gọi là nộp phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm
Vậy nên, nếu không có kinh nghiệm trong vấn đề này, doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều thời gian để hoàn thiện hồ sơ, cũng như tốn kém nhiều thời gian và chi phí thực hiện. Do đó, giải pháp tốt nhất là nên sử dụng dịch vụ đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm để hỗ trợ xử lý nhanh chóng hơn.
Những lưu ý cần thiết khi đi đăng ký mã vạch sản phẩm
Một số lưu ý khi đi đăng ký mã vạch sản phẩm cho doanh nghiệp như sau:
Lựa chọn mã số phù hợp với số sản phẩm của doanh nghiệp
Tùy vào đơn vị quý khách sản xuất được bao nhiêu sản phẩm mà lựa chọn mã số phù hợp nhất định.
– Phân bổ 10.000 – 100.000 sản phẩm chọn mã 7 chữ số
– Phân bổ 1.000 – 10.000 sản phẩm chọn mã 8 chữ số
– Phân bổ 100 – 1.000 sản phẩm chọn mã 9 chữ số
– Phân bổ dưới 100 sản phẩm chọn mã 10 chữ số
Lựa chọn mã số phù hợp với giấy phép kinh doanh
Đối với các doanh nghiệp chỉ hoạt động với vai trò thương mại thì khi đi đăng ký mã vạch cho sản phẩm quý khách cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ kèm thêm một biên bản thỏa thuận giữa doanh nghiệp và chủ cơ sở sản xuất sản phẩm.
Đối với các đơn vị không có chức năng kinh doanh thì cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ cộng hợp đồng gia công, giấy đăng ký thương hiệu độc quyền hợp lệ và nhãn hiệu phải mang thương hiệu của chính doanh nghiệp đó.
Lưu ý khi sử dụng mã vạch đã đăng ký
Sau khi đăng ký thành công doanh nghiệp của bạn sẽ được cấp mã số tạm thời. Sau khi sử dụng khoảng hai tháng thì doanh nghiệp liên hệ Cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng để lấy Giấy chứng nhận mã vạch chính thức. Mỗi năm, doanh nghiệp sẽ phải nộp phí duy trì sử dụng mã vạch trước ngày 30/6, nếu chậm trễ sẽ bị thu hồi mã vạch.
Lưu ý cho doanh nghiệp phân phối sản phẩm nước ngoài
Đối với các doanh nghiệp phân phối các sản phẩm ở nước ngoài gửi về Việt Nam, muốn đăng ký mã vạch thì doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ các giấy tờ sau:
– Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch của doanh nghiệp nước ngoài
– Giấy ủy quyền có công chứng của công ty mẹ cho chi nhánh tại Việt Nam sử dụng mã số của công ty mẹ và sử dụng từ số nào đến số nào
– Công văn đề nghị sử dụng mã nước ngoài.
Dịch vụ đăng ký mã vạch tại iCheck
Nằm trong dịch vụ pháp lý của iCheck, dịch vụ đăng ký mã vạch là một yếu tố hỗ trợ doanh nghiệp từ những bước đi đầu tiên để đưa sản phẩm vào thị trường.
Dịch vụ đăng ký mã số mã vạch iCheck giúp doanh nghiệp nhận mã số mã vạch nhanh nhất trên thị trường hiện nay – NGAY SAU 1 NGÀY. Khi làm việc cùng các chuyên viên tư vấn pháp lý nhiều năm kinh nghiệm của iCheck đảm bảo doanh nghiệp được hỗ trợ về thủ tục và quy trình kỹ càng theo đúng quy định của nhà nước – chúng tôi là đối tác chiến lược của GS1 Việt Nam.
Đồng thời, doanh nghiệp không mất nhiều thời gian đi tìm hiểu và tránh những vấn đề phát sinh rủi ro do thiếu kinh nghiệm, cũng như tiết kiệm chi phí và nguồn lực vì đội ngũ tư vấn tận tâm của iCheck sẽ tư vấn miễn phí cho cả những dịch vụ khác giúp doanh nghiệp đưa sản phẩm vào thị trường nhanh chóng, an toàn và hiệu quả nhất.
